Instrukcja obsługi AtiWindykacja

O tej instrukcji

AtiWindykacja to aplikacja, która pobiera z systemu InsERT listę nierozliczonych rozrachunków i pozwala wysyłać do dłużników monity – wiadomości e-mail oraz SMS – na czterech kolejnych etapach windykacji. Dokumentacja opisuje instalację, konfigurację i codzienną pracę z programem.

Dokument opisuje kolejno: co robi program, jak go zainstalować i uruchomić, następnie – rozdział po rozdziale – wszystkie zakładki okna Parametry, a na końcu codzienną pracę z listą należności. Jeśli konfigurujesz program po raz pierwszy, przeczytaj rozdziały w podanej kolejności.

Konwencje

1. Wprowadzenie

Czym jest AtiWindykacja

AtiWindykacja to aplikacja firmy ATISOFT wspomagająca odzyskiwanie przeterminowanych należności. Program pobiera dane z bazy podmiotu InsERT w czasie rzeczywistym, pokazuje listę nierozliczonych rozrachunków i pozwala wysyłać do dłużników monity – od uprzejmej informacji o zbliżającym się terminie aż po ostateczne wezwanie do zapłaty.

Każda wysyłka jest odnotowywana dwukrotnie: w podglądzie statusów wysyłki w samej aplikacji oraz jako działanie windykacyjne na kartotece kontrahenta w systemie InsERT – dzięki temu historia kontaktów z dłużnikiem jest widoczna także dla osób, które nie pracują w AtiWindykacji.

Obsługiwane systemy:

• Subiekt GT
• Rewizor GT
• Navireo

Wersje dla poszczególnych systemów różnią się nieznacznie układem menu, natomiast okno Parametry i logika działania są wspólne – opisy z tej dokumentacji obowiązują dla wszystkich trzech systemów.

Dla kogo

• Księgowość – bieżąca kontrola terminów płatności i seryjna wysyłka monitów.
• Dział handlowy – pilnowanie należności własnych klientów bez zaglądania do rozrachunków.
• Właściciel / kierownictwo – cykliczne zestawienie zaległości na e-mail (raport wewnętrzny, licencja PRO).

Tryby pracy i licencja

Zakres funkcji zależy od wariantu licencji. Wyróżniamy dwa tryby pracy:

Oba tryby korzystają z tej samej konfiguracji – szablonów wiadomości, ustawień SMTP i szablonów kryteriów. Włączenie licencji PRO nie zmienia sposobu pracy ręcznej, tylko dodaje harmonogram, usługę serwisową i raport wewnętrzny.

Cztery etapy windykacji

Program porządkuje kontakt z dłużnikiem w cztery etapy o rosnącej stanowczości. Każdy etap ma własny szablon wiadomości, własny przycisk na pasku narzędzi i własną pozycję w konfiguracji:

Kanały wysyłki

E-mail

Wiadomość HTML generowana według jednego z definiowalnych szablonów. Szablon składa się z treści głównej (dowolny kod HTML) oraz osobno konfigurowanych bloków: logo, dane firmy, rachunek bankowy, stopka i podpis. W treść wstawiane są zmienne, które program zastępuje danymi z systemu InsERT – m.in. nazwą i adresem dłużnika, kwotą zaległości, wyznaczoną datą zapłaty oraz tabelą nierozliczonych faktur z podsumowaniem.

Wiadomość jest wysyłana na adres e-mail z kartoteki kontrahenta systemu InsERT GT / Navireo. Pole źródłowe trzeba wskazać w ustawieniach ogólnych – zwykle jest to standardowe pole e-mail kartoteki (pozycja Kontrahent Mail). Jeżeli monity mają trafiać na inny adres niż firmowy (np. do księgowości dłużnika), można wskazać dowolne pole własne kontrahenta – patrz rozdział 3.

Do wysyłki program używa własnego klienta SMTP – nie korzysta z poczty skonfigurowanej w Subiekcie ani w Navireo. Serwer poczty wychodzącej podajesz w zakładce SMTP okna Parametry.

SMS

Krótka wiadomość tekstowa według szablonu SMS zdefiniowanego w tym samym szablonie co e-mail (osobna zakładka). Dostępne są trzy zmienne: kwota zaległości, rachunek bankowy i symbol kontrahenta.

SMS-y wysyłane są przez usługę SMS systemu InsERT – AtiWindykacja nie ma własnej bramki SMS. Wymaga to:

• konta InsERT z zakupionym pakietem SMS,
• zalogowania tego konta w Subiekcie GT lub Navireo oraz aktywnego statusu usługi SMS,
• dostępnej Sfery – program korzysta z niej wyłącznie przy wysyłce SMS (rozdział 2),
• numeru telefonu na kartotece kontrahenta.

Gdzie wybiera się kanał wysyłki

Kanał wybierasz w oknie głównym, w grupie „Rodzaj Akcji” na pasku narzędzi – dwa niezależne znaczniki Email i SMS. Możesz zaznaczyć jeden z nich albo oba (wtedy dłużnik dostanie i e-mail, i SMS). Dopiero potem klikasz przycisk odpowiadający etapowi windykacji.

Treść dla e-maila i treść dla SMS-a definiowane są wewnątrz szablonu – w zakładkach Szablon e-mail HTML i Szablon SMS. Szczegóły: rozdział 4 i rozdział 5.

Jak przebiega praca z programem

1. Program pobiera z bazy podmiotu listę rozrachunków. Domyślnie pokazuje zarówno należności, jak i zobowiązania wobec kontrahentów – zakres można zawęzić filtrem (np. wyłącznie należności).
2. Lista jest zawężana kryteriami: termin zapłaty, liczba dni spóźnienia, waluta, kontrahent, magazyn, grupa kontrahenta, opiekun i inne. Zestaw kryteriów można zapisać jako szablon kryteriów i używać wielokrotnie.
3. W trybie ręcznym operator zaznacza pozycje na liście i wybiera etap windykacji. W trybie automatycznym robi to za niego usługa serwisowa – na podstawie zapisanego szablonu kryteriów: operator raz definiuje i zapisuje kryteria, a harmonogram wysyła monity do rozrachunków, które te kryteria spełniają. Szczegóły w rozdziale 8. Harmonogram automatyczny.
4. Program buduje wiadomość z szablonu, podstawiając dane kontrahenta, kwoty i tabelę faktur.
5. Wiadomość jest wysyłana e-mailem (własny SMTP) lub SMS-em (usługa InsERT).
6. Wysyłka zostaje odnotowana: w podglądzie statusów wysyłki oraz jako działanie windykacyjne na kartotece kontrahenta w systemie InsERT.

Co program pomija automatycznie

Niezależnie od ustawionych kryteriów program nigdy nie obejmie windykacją:

• kontrahentów z zaznaczonym polem własnym „nie windykuj” – nie pojawią się nawet na liście w oknie głównym,
• rozrachunków z kwotą niższą niż minimalna kwota windykacji,
• dokumentów o wykluczonej formie płatności (np. karta, POS, płatność ratalna),
• rozrachunków oznaczonych w systemie InsERT jako nieściągalne – jeśli tak ustawisz kryterium Ściągalność.

2. Instalacja i uruchomienie

Wymagania

Instalacja programu

Instalator (wraz z plikiem licencji) dostarcza ATISOFT. Instalacja przebiega standardowym kreatorem – poniżej kolejne kroki.

Krok 1 – powitanie kreatora

Krok 2 – warunki licencji

Krok 3 – dane użytkownika

Krok 4 – katalog instalacji

Krok 5 – podsumowanie

Krok 6 – instalacja

Krok 7 – zakończenie

Pierwsze uruchomienie – trzy kroki

Po instalacji program uruchamia się w stanie ograniczonym: na pasku narzędzi widać tylko grupę Konfiguracja z pięcioma przyciskami, lista rozrachunków jest niedostępna, a na pasku statusu widnieje komunikat Brak połączenia.

Aby doprowadzić program do stanu gotowości, wykonaj po kolei trzy czynności:

1. Połączenie – wskaż serwer SQL i podmiot InsERT (opis okna poniżej).
2. Licencja – wczytaj plik licencji dostarczony przez ATISOFT, np. demo-ati.lic.
3. Zaloguj – zaloguj się jako użytkownik systemu GT / Navireo.

Dopiero po zalogowaniu pasek narzędzi pokazuje pozostałe grupy przycisków (Parametry, Statusy, Logi, Operacje, Akcje), a program wczytuje listę rozrachunków.

Połączenie z serwerem i podmiotem

Przycisk Połączenie otwiera okno Parametry połączenia. Do tego samego okna wracasz później, gdy trzeba zmienić serwer albo podmiot.

Informacje o serwerze SQL

Informacje o podmiocie

Po wybraniu podmiotu kliknij Zapisz. Program wróci do okna głównego – połączenie jest już ustawione, ale do pracy potrzebne są jeszcze licencja i zalogowanie. Anuluj zamyka okno bez zapisania zmian.

Wczytanie licencji

Kliknij Licencja na pasku narzędzi i wskaż plik licencji dostarczony przez ATISOFT, np. demo-ati.lic. Licencja jest wystawiana indywidualnie – aby ATISOFT mógł ją przygotować, potrzebne są trzy informacje:

1. NIP nabywcy – ten sam, na który zarejestrowany jest podmiot InsERT,
2. nazwa klienta,
3. okres ważności (np. wersja demonstracyjna, pół roku, rok).

Ten sam przycisk służy później do wymiany licencji – na przykład po przedłużeniu subskrypcji. Jeżeli licencja jest już wczytana, program najpierw prosi o potwierdzenie:

Logowanie operatora

Kliknij Zaloguj. Program wyświetli okno Logowanie.

Po zalogowaniu program wczytuje listę rozrachunków, a na pasku narzędzi pojawiają się pozostałe grupy przycisków. Przycisk Zaloguj zmienia się w Wyloguj – kończy sesję bieżącego operatora, np. gdy przy jednym stanowisku pracuje kilka osób.

Numer wersji programu

Przycisk Wersja otwiera okno Informacja o wersji z numerem zainstalowanego wydania. Podawaj ten numer przy każdym zgłoszeniu serwisowym do ATISOFT.

Aktualizacje

Program nie ma automatycznej aktualizacji – nową wersję instaluje się ręcznie, po zamknięciu aplikacji na wszystkich stanowiskach. W środowiskach z licencją PRO należy przy aktualizacji zatrzymać także usługę windykacji na serwerze.

Kolejne kroki po pierwszym uruchomieniu

1. Ustaw pole z adresem e-mail kontrahenta i pozostałe parametry ogólne – rozdział 3.
2. Skonfiguruj serwer SMTP i wyślij próbną wiadomość do siebie – rozdział 3.
3. Uzupełnij szablony wiadomości danymi firmy, rachunkiem bankowym, podpisem i logo – rozdział 5.
4. Przypisz szablony i formy działania do czterech etapów windykacji – rozdział 4.
5. Wyklucz formy płatności, których nie chcesz windykować – rozdział 9.
6. Zapisz szablony kryteriów dla poszczególnych etapów – rozdział 10.
7. Tylko licencja PRO: ustaw harmonogram i uruchom usługę windykacji na serwerze – rozdział 8.

3. Ogólne i SMTP

Okno Parametry (przycisk Parametry w oknie głównym) zawiera całą konfigurację programu w siedmiu zakładkach:

U góry okna są dwa przyciski: Zapisz (zapisuje zmiany ze wszystkich zakładek) i Anuluj (zamyka okno bez zapisywania).

Zakładka Ogólne

Pola pobierane z kartoteki kontrahenta

Kwoty, terminy i odsetki

Zakładka SMTP

Program wysyła pocztę własnym klientem SMTP – nie korzysta z konta pocztowego skonfigurowanego w Subiekcie ani w Navireo. Tutaj podajesz dane serwera poczty wychodzącej.

Ustawienia portu i szyfrowania

Test konfiguracji

Po zapisaniu ustawień wyślij monit do testowego kontrahenta z własnym adresem e-mail, a następnie otwórz Podgląd statusów wysyłki (przycisk Statusy). Kolumna Status Zdarzenia pokaże wynik, a kolumna Uwagi – komunikat serwera pocztowego, jeśli wysyłka się nie udała.

4. Akcje windykacyjne

Zakładka Akcje okna Parametry łączy cztery etapy windykacji z tym, co program ma zrobić po kliknięciu odpowiedniego przycisku w oknie głównym. Dla każdego etapu ustawiasz dwie rzeczy: formę działania windykacyjnego i domyślny szablon.

Cztery sekcje

Zakładka zawiera identyczny zestaw dwóch pól dla każdego etapu:

1. Informacja o zbliżającym się terminie
2. Przypomnienie o płatności
3. Wezwanie do zapłaty
4. Ostateczne wezwanie do zapłaty

Lista form działania windykacyjnego

Lista pochodzi ze słownika systemu InsERT („formy działań windykacyjnych”), a nie z AtiWindykacji. Słownik ten definiuje się w Subiekcie GT, Rewizorze GT albo Navireo – można go tam rozbudować o własne pozycje, a wtedy pojawią się one również w tej liście. Poniżej zestaw pozycji dostarczany standardowo z systemami InsERT:

Zalecane przypisanie

Układ stosowany w większości wdrożeń ATISOFT:

Zapis i zależności

• Zmiany zatwierdzasz przyciskiem Zapisz u góry okna Parametry.
• Ustawienia z tej zakładki dotyczą wysyłki ręcznej – przycisków w grupie Akcje okna głównego.
• Pozycje harmonogramu automatycznego mają własne pola: akcję windykacyjną, formę działania i szablon. Ustawienia stąd nie są dla nich obowiązujące – patrz rozdział 8.

5. Szablony wiadomości

Szablon określa treść i wygląd monitu – zarówno wiadomości e-mail (HTML), jak i SMS-a. Program jest dostarczany z czterema gotowymi szablonami, po jednym na każdy etap windykacji, ale liczba szablonów nie jest ograniczona: możesz mieć kilka wariantów jednego etapu i przełączać je w zakładce Akcje albo w harmonogramie.

Lista szablonów

Szablonami zarządzasz w oknie Parametry → zakładka Szablony.

Menu kontekstowe

Wszystkie operacje na szablonach wykonuje się przez menu kontekstowe – kliknij prawym przyciskiem myszy na liście. W zakładce nie ma przycisków dodawania ani edycji.

• Dodaj szablon – otwiera puste okno edytora (przycisk zapisu ma wtedy etykietę Dodaj).
• Edytuj szablon – otwiera zaznaczony szablon (przycisk zapisu: Aktualizuj).
• Usuń szablon – usuwa zaznaczony szablon. Operacja jest nieodwracalna; jeśli szablon był przypisany do etapu w zakładce Akcje lub do pozycji harmonogramu, przypisanie trzeba ustawić od nowa.

Edytor szablonu

Okno Szablon ma dwa przyciski u góry (Dodaj / Aktualizuj oraz Anuluj), trzy pola nagłówkowe i osiem zakładek.

Zakładka Ogólne

W polu Temat emaila możesz osadzić dane kontrahenta pobierane z systemu GT / Navireo. Kliknij w polu prawym przyciskiem myszy – menu kontekstowe zawiera dwie pozycje:

Zakładka Logo

Zakładki Dane firmy, Rachunek bankowy, Stopka, Podpis

Cztery zakładki o identycznej budowie: jedno pole tekstowe, w którym wpisujesz fragment treści w formacie HTML. Taki podział pozwala edytować najczęściej zmieniane fragmenty bez grzebania w całym kodzie HTML pisma.

Zakładka Szablon e-mail HTML

Główna treść wiadomości, wpisywana jako kod HTML. W bieżącej wersji programu nie ma edytora wizualnego – pracujesz na kodzie. Edytor jest planowany w kolejnej wersji.

Zmienne wstawiasz przez menu kontekstowe – kliknij prawym przyciskiem myszy w miejscu, w którym ma pojawić się dana wartość, i wybierz pozycję z listy. Program wstawi w tym miejscu odpowiedni znacznik liczbowy.

Treść możesz przygotować w dowolnym edytorze HTML i wkleić tutaj. Uwaga na kod wyeksportowany z edytorów tekstu (np. Worda) – bywa bardzo rozbudowany i trudny do późniejszej edycji, choć działa poprawnie.

Zakładka Szablon SMS

Zwykły tekst, bez HTML. Zmienne wstawiasz tak samo – prawym przyciskiem myszy – ale dostępne są tylko trzy:

• Pusty szablon SMS oznacza, że dla tego etapu SMS nie zostanie wysłany, nawet gdy w oknie głównym zaznaczysz kanał SMS.
• Trzymaj treść krótko – standardowa wiadomość to 160 znaków. Polskie znaki diakrytyczne i dłuższe wiadomości wymagają odpowiedniego pakietu SMS w koncie InsERT.
• SMS-y działają tylko w trybie ręcznym – harmonogram automatyczny wysyła wyłącznie e-maile.

Zapisywanie szablonu

Kliknij Dodaj (nowy szablon) albo Aktualizuj (istniejący). Anuluj zamyka okno bez zapisu. Po powrocie do listy szablonów pamiętaj o zapisaniu całego okna Parametry przyciskiem Zapisz, jeśli zmieniałeś także inne zakładki.

Lista kontrolna nowego szablonu

6. Zmienne w szablonach

Zmienne (znaczniki dynamiczne) to miejsca w szablonie, w które program przy wysyłce podstawia dane z systemu InsERT – nazwę i adres dłużnika, kwotę zaległości, tabelę faktur, datę zapłaty. Dzięki nim jeden szablon obsługuje wszystkich kontrahentów.

Zmienne mają postać liczby w nawiasach klamrowych, np. {3}. Wiadomość e-mail i wiadomość SMS mają osobną, niezależną numerację – ten sam znacznik {1} oznacza w e-mailu temat wiadomości, a w SMS-ie kwotę zaległości.

Jak wstawić zmienną

W edytorze szablonu ustaw kursor w miejscu, w którym ma pojawić się dana wartość, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz pozycję z menu. Program wstawi w tym miejscu odpowiedni znacznik.

Zmienne wiadomości e-mail

Poniższa lista jest kompletna – zawiera wszystkie zmienne obsługiwane w szablonie e-mail. Tabela jest uporządkowana według numerów znaczników (w menu kontekstowym kolejność jest inna). Kolumna W temacie mówi, czy dana zmienna jest podstawiana także w polu Temat emaila, a nie tylko w treści HTML.

Zmienne w temacie wiadomości

Menu kontekstowe pola Temat emaila (zakładka Ogólne szablonu) zawiera dwie pozycje: wstaw symbol dłużnika i wstaw nazwę dłużnika – to najczęściej używane dane w temacie. Program podstawia w temacie także pozostałe znaczniki oznaczone w tabeli powyżej jako dostępne w temacie, jeżeli je tam wpiszesz.

Tabela rozrachunków – znacznik {3}

Układ tabeli jest wbudowany w program – nie definiuje się go w szablonie. W miejscu znacznika {3} powstaje tabela z nagłówkami, jeden wiersz na rozrachunek i wiersz podsumowania. Jeżeli dłużnik ma zaległości w kilku walutach, program tworzy osobną tabelę dla każdej z nich.

Wiersz podsumowania zawiera sumę wartości dokumentów i sumę kwot pozostałych do zapłaty (a przy włączonych odsetkach dodatkowo ich sumę).

Zmienne wiadomości SMS

Przykładowa treść szablonu SMS:

Zaleglosc {1} PLN. Prosimy o wplate na rachunek {0}. W tytule podaj {2}. Dziekujemy.

Po podstawieniu danych:

Zaleglosc 3 450,00 ZL. Prosimy o wplate na rachunek 12 1234 5678 9012 3456 7890 1234. W tytule podaj ALEGRO. Dziekujemy.

7. Raport wewnętrzny

Raport wewnętrzny to wiadomość e-mail z zestawieniem zaległości wysyłana do własnych pracowników – kierownika działu, głównej księgowej, właściciela – a nie do dłużników. Konfiguruje się go w zakładce Szablon email Raportu wew. okna Parametry, a wysyła usługa windykacji automatycznej według osobnej pozycji harmonogramu.

Kontakt: ATISOFT – formularz kontaktowy.

8. Harmonogram

Jak działa windykacja automatyczna

W trybie automatycznym monity wysyła usługa Windows pracująca na serwerze – niezależnie od tego, czy ktokolwiek ma otwartą aplikację. Usługa cyklicznie sprawdza pozycje harmonogramu, dla każdej z nich wykonuje filtrowanie według przypisanego szablonu kryteriów i wysyła wiadomości do znalezionych dłużników.

• Harmonogram jest przechowywany w bazie danych podmiotu, a nie w Harmonogramie zadań systemu Windows. Dzięki temu możesz go ustawiać zarówno na serwerze, jak i z dowolnego stanowiska klienckiego – oba widoki pokazują to samo (po odświeżeniu).
• Usługa instalowana jest z osobnej aplikacji dostarczanej razem z licencją PRO – menedżera usługi windykacji automatycznej. Ma ona przycisk instalacji usługi w systemie Windows oraz pozwala usługę uruchomić i zatrzymać. Zakładka harmonogramu w menedżerze wygląda i działa tak samo jak w aplikacji klienckiej.
• W trybie automatycznym wysyłane są tylko wiadomości e-mail – SMS-y dostępne są wyłącznie w trybie ręcznym.

Konto, na którym pracuje usługa, musi mieć dostęp do serwera SQL z bazą podmiotu oraz do serwera poczty skonfigurowanego w zakładce SMTP (rozdział 3). Instalację usługi wykonuje się jednorazowo, przy wdrożeniu – jeżeli konfigurujesz ją samodzielnie, uzgodnij ustawienia konta z ATISOFT.

Zakładka Harmonogram

Okno Parametry → zakładka Harmonogram. Na liście widać wszystkie zdefiniowane pozycje, a pod listą dwa przyciski dodawania.

Pozycja na liście harmonogramu

Okno Harmonogram Windykacji Automatycznej

Nagłówek i czas uruchamiania

Parametry dodatkowe

Odsetki

Wyślij tylko raz

Przyciski okna

• Zapisz – zapisuje pozycję; dopiero po zapisie widać ją na liście harmonogramu.
• Usuń – usuwa pozycję harmonogramu.
• Anuluj – zamyka okno bez zapisywania.

Jak nie wysłać tego samego monitu dwa razy

To najważniejsza zasada konfigurowania harmonogramu:

Rozwiązanie: dla pozycji uruchamianych codziennie ustaw szablon kryteriów z jednodniowym przedziałem spóźnienia – na przykład od 7 do 7. Wtedy dana faktura spełnia kryterium tylko w jednym dniu, a nazajutrz w zakresie znajdą się już inne rozrachunki.

Ta sama zasada dotyczy etapu przed terminem: dla informacji o zbliżającym się terminie użyj przedziału od -7 do -7 (albo od -1 do -1, jeśli monit ma iść dzień przed terminem).

Przykład kompletnej konfiguracji

Cztery pozycje harmonogramu, każda uruchamiana raz dziennie w dni robocze – realizują pełny cykl windykacyjny bez udziału pracownika:

Wszystkie cztery pozycje: raz dziennie zaznaczone, godzina np. 10:00, dni tygodnia poniedziałek–piątek, parametry i aktywne zaznaczone, Wyślij tylko raz odznaczone.

Uruchomienie i kontrola

1. Zapisz pozycje harmonogramu i zamknij okno Parametry przyciskiem Zapisz.
2. Na serwerze upewnij się, że usługa windykacji automatycznej jest zainstalowana i uruchomiona.
3. Pierwszego dnia sprawdź Podgląd statusów wysyłki – czy wysyłka się odbyła i o której godzinie (rozdział 12).
4. Przy braku wysyłek sprawdź po kolei: czy pozycja harmonogramu jest aktywna, czy wskazany szablon kryteriów jest publiczny i czy w oknie głównym zwraca jakiekolwiek pozycje, oraz czy usługa windykacji pracuje na serwerze. Jeżeli to nie wyjaśnia sprawy – zgłoś ją do ATISOFT.

9. Wykluczone płatności

Po co wykluczać formy płatności

Nie każdy nierozliczony rozrachunek nadaje się do windykacji. Typowy przykład: sprzedaż za pobraniem albo z przedpłatą. Klient płaci przelewem jeszcze przed wysyłką towaru albo dopiero przy odbiorze paczki, więc w Subiekcie GT / Navireo dokument przez kilka dni pozostaje nierozliczony – mimo że pieniądze są już w drodze. Ponaglenie wysłane w takiej sytuacji dotrze do klienta, który wszystko zrobił poprawnie.

Wysyłka monitu do klienta, który zapłacił, jest gorsza niż brak monitu – dlatego formy płatności rozliczane poza zwykłym terminem przelewu można całkowicie wyłączyć z windykacji.

Wykluczenie działa na poziomie dokumentu: jeżeli dokument ma wykluczoną formę płatności, jego rozrachunek nie pojawi się na liście w oknie głównym i nie zostanie objęty ani windykacją ręczną, ani automatyczną.

Konfiguracja

Okno Parametry → zakładka Wykluczone płatności. Lista Lista wykluczonych płatności zawiera wszystkie formy płatności zdefiniowane w systemie InsERT dla tego podmiotu. Zaznacz te, które mają być pomijane.

Zestaw pozycji zależy od konfiguracji podmiotu. Na zrzucie ekranu widać typową listę: Odroczony 7 dni, Odroczony 14 dni, Odroczony 30 dni, Karta płatnicza, POS1, POS2, MasterCard, Visa Electron, 3 miesiące, 6 miesięcy, 12 miesięcy, 24 miesiące.

Co zwykle warto wykluczyć

Zapis i zakres działania

• Zmiany zatwierdzasz przyciskiem Zapisz u góry okna Parametry.
• Ustawienie obowiązuje cały podmiot – wszystkie stanowiska i usługę automatyczną.
• Efekt widać po ponownym odfiltrowaniu listy w oknie głównym.

10. Okno główne

Okno główne (AtiWindykacja) składa się z trzech części: paska narzędzi u góry, panelu Kryteria pośrodku i listy rozrachunków poniżej. Na dole widoczny jest pasek statusu z serwerem i podmiotem, na którym pracujesz.

Pasek narzędzi

Przyciski są pogrupowane w pięć sekcji, których nazwy widnieją pod przyciskami.

Grupa Konfiguracja

Grupa Operacje

Przyciski zarządzające znacznikami w pierwszej kolumnie listy. Akcja windykacyjna obejmuje wyłącznie pozycje z ustawionym znacznikiem.

Grupa Rodzaj Akcji

Dwa niezależne znaczniki decydujące, jakim kanałem zostanie wysłany monit:

• Email – wiadomość HTML według szablonu e-mail,
• SMS – krótka wiadomość według szablonu SMS.

Możesz zaznaczyć jeden kanał albo oba. Ustawienie jest zapamiętywane dla operatora, więc po ponownym uruchomieniu programu warto sprawdzić, czy nadal jest zgodne z tym, co chcesz wysłać.

Grupa Akcje

Cztery przyciski odpowiadające czterem etapom windykacji. Kliknięcie uruchamia wysyłkę do zaznaczonych pozycji, korzystając z szablonu i formy działania przypisanych temu etapowi w zakładce Akcje okna Parametry.

• Informacja o terminie
• Przypomnienie o płatności
• Wezwanie do zapłaty
• Ostateczne wezwanie

Przebieg wysyłki opisuje rozdział 11.

Grupa Import

Import należności – wczytanie należności z pliku zewnętrznego.

Panel Kryteria

Kryteria decydują o tym, które rozrachunki znajdą się na liście – a więc również, które mogą zostać objęte windykacją. Po każdej zmianie kryteriów trzeba ponownie kliknąć przycisk filtrowania: lejek z ikoną bazy danych, po prawej stronie panelu. Obok niego stoi lejek z czerwonym krzyżykiem – czyszczenie kryteriów.

Kryteria terminów i spóźnienia

Kryteria kartotekowe

Przyciski panelu kryteriów

Szablony kryteriów

Ustawiony zestaw kryteriów możesz zapisać pod własną nazwą i wywoływać go jednym kliknięciem. To jedna z najczęściej używanych funkcji programu – a jednocześnie warunek działania harmonogramu automatycznego, który operuje właśnie na zapisanych szablonach kryteriów.

Okno Szablon kryterium (dyskietka)

Okno Szablony kryteriow (ołówek)

Operacje wykonuje się przez menu kontekstowe (prawy przycisk myszy na liście): Dodaj, Edytuj, Usuń. To także miejsce, w którym usuwa się niepotrzebne szablony.

Obie pozycje – Dodaj i Edytuj – otwierają to samo okno Szablon kryterium co ikona dyskietki (opisane powyżej). Przy edycji okno pokazuje kryteria zapisane w wybranym szablonie, więc poprawiasz jego zawartość – bieżące ustawienia panelu Kryteria w oknie głównym nie mają na to wpływu.

Lista rozrachunków

Wybieranie pozycji do windykacji

Znacznik ustawiasz klikając kwadrat w pierwszej kolumnie albo przyciskami z grupy Operacje. Kolejność pracy: najpierw kryteria i filtrowanie, potem zaznaczenie pozycji, następnie kanał w grupie Rodzaj Akcji, a na końcu przycisk etapu w grupie Akcje.

Pasek statusu

W dolnej części okna program wyświetla serwer, instancję i podmiot, na którym pracuje, np. Serwer: SERWER\SQLEXPRESS\FIRMA. Sprawdź go, zanim wyślesz cokolwiek do klientów – szczególnie jeśli na tym samym serwerze jest baza testowa. Przed połączeniem w tym miejscu widnieje komunikat Brak połączenia.

11. Ręczna windykacja

Ręczna windykacja to podstawowy sposób pracy z programem: operator sam decyduje, kogo i czym ponaglić. Ten rozdział opisuje pełny przebieg wysyłki monitu.

Zanim wyślesz pierwszy monit

Sprawdź, czy konfiguracja jest kompletna – bez tych czterech elementów wysyłka się nie uda albo dłużnik dostanie niedokończoną wiadomość:

Przebieg wysyłki krok po kroku

1. Ustaw kryteria i odfiltruj listę

W panelu Kryteria wskaż, które rozrachunki Cię interesują – najprościej wybierając gotowy szablon kryteriów (np. 7 dni). Kliknij ikonę lejka, aby wypełnić listę.

2. Zaznacz pozycje

Ustaw znacznik w pierwszej kolumnie przy pozycjach, które mają być objęte akcją. Przy większej liczbie pozycji użyj przycisków z grupy Operacje: zaznacz wszystkie, a następnie odznacz wybrane dla pojedynczych wyjątków.

3. Wybierz kanał w grupie Rodzaj Akcji

Zaznacz Email, SMS albo oba. Bez zaznaczonego kanału kliknięcie przycisku akcji nic nie wyśle.

4. Kliknij przycisk etapu

Wybierz jeden z czterech przycisków w grupie Akcje: Informacja o terminie, Przypomnienie o płatności, Wezwanie do zapłaty lub Ostateczne wezwanie. Program dla każdej zaznaczonej pozycji:

1. pobiera szablon przypisany temu etapowi w zakładce Akcje,
2. buduje treść wiadomości, podstawiając dane kontrahenta, kwoty, wyznaczoną datę zapłaty i tabelę faktur (osobną dla każdej waluty),
3. wysyła e-mail przez skonfigurowany serwer SMTP i/lub SMS przez usługę SMS systemu InsERT,
4. zapisuje wynik w podglądzie statusów wysyłki,
5. dopisuje działanie windykacyjne na kartotece kontrahenta w systemie InsERT – z formą działania ustawioną dla etapu i z treścią wysłanej wiadomości.

Wysyłka rusza natychmiast po kliknięciu – program nie pokazuje okna potwierdzenia ani paska postępu. Na koniec wyświetla jeden komunikat: Operacja zakończona sukcesem albo komunikat o błędzie. Po udanej wysyłce obsłużone pozycje zmieniają na liście Status windykacji z Nowy na Windykowany.

5. Sprawdź wynik

Kliknij Statusy na pasku narzędzi i przefiltruj listę po dzisiejszej dacie. Zobaczysz każdą pojedynczą wysyłkę wraz ze statusem i ewentualnym komunikatem błędu – patrz rozdział 12. Historię działań widać także w systemie InsERT, na kartotece kontrahenta.

Typowy scenariusz pracy

Najczęściej stosowany u klientów cykl czterech etapów, oparty na zapisanych szablonach kryteriów:

Jednodniowe przedziały („od 7 do 7”) sprawiają, że każdy rozrachunek trafia do danego etapu dokładnie raz. Przy pracy ręcznej możesz oczywiście używać szerszych zakresów – wtedy sam pilnujesz, żeby nie ponawiać tej samej wiadomości.

Najczęstsze problemy

12. Statusy wysyłki

Przycisk Statusy na pasku narzędzi okna głównego otwiera historię wysyłek: co, kiedy, do kogo i z jakim wynikiem zostało wysłane. To pierwsze miejsce, do którego zaglądasz przy sprawdzaniu pracy programu i przy każdym problemie z monitami.

Podgląd statusów wysyłki

Okno Podgląd statusów wysyłki dokumentów mailem rejestruje każdą wysyłkę – zarówno ręczną, jak i wykonaną przez usługę automatyczną.

Filtry

Kolumny listy

Zamknięcie okna: przycisk Zamknij w lewym dolnym rogu okna.

Diagnostyka typowych problemów

13. Domyślne szablony

Program jest dostarczany z czterema szablonami – po jednym na każdy etap windykacji. Są oznaczone jako publiczne, więc dostępne dla wszystkich operatorów, i można ich używać od razu po uzupełnieniu danych firmy. Wszystkie mają ten sam układ pisma:

Znaczenie poszczególnych znaczników opisuje rozdział 6.

1. Informacja

Etap: Informacja o zbliżającym się terminie

Najłagodniejsza forma kontaktu, wysyłana przed terminem płatności. Ma charakter uprzejmego przypomnienia – bez odwołań do przepisów i bez zapowiedzi konsekwencji.

Treść zasadnicza szablonu domyślnego:

Dzień dobry,
Informujemy, iż zbliża się termin płatności faktur na kwotę [kwota]
zgodnie z poniższym rozliczeniem:

[tabela rozrachunków]

Prosimy o terminowe dokonanie zapłaty powyższej kwoty na rachunek
bankowy: [rachunek bankowy]

Jeśli wpłaciłeś, prosimy zignoruj tę wiadomość.

Zwróć uwagę na ostatnie zdanie – zdanie o zignorowaniu wiadomości znacząco zmniejsza liczbę telefonów od klientów, którzy zapłacili przed otrzymaniem monitu.

2. Przypomnienie

Etap: Przypomnienie o płatności

Wysyłane po przekroczeniu terminu. Informuje, że termin minął, i powołuje się na art. 481 Kodeksu cywilnego (odsetki za opóźnienie w zapłacie). Zawiera kwotę, tabelę rozrachunków, rachunek do wpłaty i wskazanie terminu zapłaty.

3. Wezwanie

Etap: Wezwanie do zapłaty

Formalne wezwanie do zapłaty. Elementy treści:

• powołanie na art. 481 Kodeksu cywilnego,
• informacja, że wcześniejsze monity nie przyniosły zapłaty,
• wskazanie rachunku bankowego oraz konkretnej daty, do której należy zapłacić lub dostarczyć dowód zapłaty (zmienna data zapłaty do),
• tabela rozrachunków z podsumowaniem.

4. Ostateczne wezwanie

Etap: Ostateczne wezwanie do zapłaty

Najmocniejsze pismo w zestawie, stosowane, gdy poprzednie monity nie przyniosły efektu. Treść szablonu domyślnego zawiera:

• wezwanie do zapłaty na podstawie art. 481 Kodeksu cywilnego, z terminem 3 dni od otrzymania pisma,
• zapowiedź skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego bez ponownego wezwania wraz z informacją o kosztach procesu i postępowania egzekucyjnego,
• zapowiedź zgłoszenia dłużnika do Krajowego Rejestru Długów, z pouczeniem o prawie wniesienia sprzeciwu (art. 15a ust. 2 ustawy z 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych),
• informację o obowiązku korekty odliczonego podatku VAT po stronie dłużnika w razie braku zapłaty (art. 89b ust. 1 ustawy o VAT).

Co uzupełnić w każdym szablonie przed wdrożeniem

Pomoc i kontakt

Pytania dotyczące programu i zgłoszenia serwisowe: ATISOFT – formularz kontaktowy.